Código ético

Introducción y propósito

GLARTEK — Technology Solutions, S.A. («Glartek») está comprometida con los más altos estándares de integridad, transparencia y responsabilidad. Nuestro Código de Ética guía a todos los empleados y socios a llevar a cabo sus negocios de manera honesta, cumplir con las leyes y reglamentos y fomentar la confianza de los clientes y las partes interesadas.

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Al publicar y hacer cumplir este Código, Glartek demuestra nuestra dedicación a la conducta ética como base del éxito sostenible.

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Empresa y valores

Glartek, una empresa respaldada por capital de riesgo fundada en 2017, desarrolla soluciones EHS Connected Worker para el sector industrial. Nuestra misión principal es ayudar a nuestros clientes a aumentar la seguridad, garantizar la calidad y ofrecer un rendimiento operativo excepcional. Lo logramos con las tecnologías Connected Worker, que integran la IA, la realidad aumentada y la IoT, proporcionando herramientas de visibilidad y optimización y ofreciendo tranquilidad durante todo el ciclo de vida del trabajo: antes, durante y después de la ejecución del trabajo. La plataforma escalable de Glartek, que prioriza los dispositivos móviles, apoya a las empresas líderes en seguridad (por ejemplo, gestión de riesgos y control del trabajo), calidad (por ejemplo, auditorías e inspecciones) y aprendizaje y desarrollo (por ejemplo, gestión de habilidades y capacitación), así como en sostenibilidad y comunicación y colaboración en tiempo real. Nuestra base de clientes incluye grandes organizaciones con un uso intensivo de activos, como EDP, y fabricantes globales como International Paper. Para obtener más información sobre Glartek y nuestras soluciones, visite www.glartek.com.

Estos valores se reflejan en nuestra cultura, nuestras soluciones y cada interacción con clientes, colegas y socios:

• Resolvemos valiosos desafíos centrados en las personas.
• Hacemos que sea simple, innovador y escalable.
• Somos dueños y actuamos como un equipo, rápido.
• Compartimos el dolor y celebramos juntos el éxito.
• Superamos las expectativas de los clientes.

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Alcance y aplicabilidad

Este Código se aplica a todos los directores, funcionarios, empleados, contratistas y agentes de Glartek en todo el mundo. Cubre todos los aspectos de nuestro negocio, incluidas las ventas, las adquisiciones, las finanzas y las asociaciones. Todas las personas y terceros que actúen en nombre de Glartek deben entender y cumplir estas normas. Se respetan las leyes y costumbres locales, pero en todos los casos este Código establece el estándar mínimo de comportamiento. Las infracciones pueden dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido y a consecuencias legales. Los clientes y socios pueden confiar en Glartek para hacer cumplir estos estándares en todas nuestras operaciones.

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Principios

La conducta de Glartek se guía por los principios fundamentales de honestidad, integridad, equidad, responsabilidad y transparencia. Se espera que todas las personas:

• Cumpla con las leyes: siga las leyes, los reglamentos y las políticas internas aplicables en todos los países en los que operamos, incluidas las leyes anticorrupción y contra el blanqueo de dinero.
• Actúe con integridad: Sea honesto y ético en todos los tratos; cumpla con los compromisos, respete los contratos y alce la voz si algo parece estar mal.
• Abogue por la equidad: trate a sus colegas, clientes, proveedores y competidores de manera justa y sin discriminación. Proteja la información confidencial y la propiedad intelectual.
• Sea responsable: asuma la responsabilidad de las acciones y decisiones; mantenga registros precisos y completos; acepte la supervisión y la evaluación.
• Promueva la transparencia: tome decisiones empresariales abiertamente, documente las transacciones con claridad y evite acuerdos ocultos o engañosos.

Estos principios marcan la pauta del comportamiento ético y guían las políticas específicas que figuran a continuación.

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Relación de los empleados

En Glartek, valoramos las perspectivas diversas, los equipos inclusivos y un entorno en el que cada empleado se sienta respetado y empoderado. Creemos que la diversidad de antecedentes, ideas, experiencias e identidades conduce a una mejor innovación, toma de decisiones y rendimiento empresarial.

Glartek tiene tolerancia cero ante cualquier forma de acoso, intimidación o abuso, ya sea verbal, físico, psicológico o digital. Todos los empleados tienen derecho a trabajar en un entorno respetuoso, seguro y libre de comportamientos degradantes, amenazantes o dañinos.

Glartek es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Las decisiones laborales se toman en función de las calificaciones, los méritos y las necesidades empresariales, independientemente de la raza, el color, la religión, el sexo, la identidad o expresión de género, el origen nacional, la edad, la discapacidad, la orientación sexual o cualquier otra condición protegida por la ley.

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Conflictos de intereses

Los empleados deben evitar situaciones en las que los intereses personales entren en conflicto (o parezcan estar en conflicto) con los intereses de Glartek. Un conflicto de intereses surge cuando un interés privado puede influir indebidamente en el juicio o las funciones profesionales de una persona:

• Divulgación: los empleados deben revelar de inmediato cualquier posible conflicto, como las relaciones familiares con los proveedores, las actividades comerciales externas o las inversiones personales en la competencia.
• Actividades prohibidas: Los ejecutivos y directores no pueden participar en negocios ajenos a Glartek que compitan o entren en conflicto con los intereses de la empresa. Los empleados no deben usar la propiedad o la información de Glartek para beneficio personal.
• Autorización previa: cualquier excepción requiere la aprobación por escrito de la administración o de la Junta. La autoridad aprobadora evaluará si el acuerdo puede gestionarse sin perjudicar a Glartek.
• Toma de decisiones objetiva: Las tareas laborales deben realizarse de manera objetiva. Por ejemplo, los empleados que participan en la contratación o la contratación no deben adjudicar negocios a familiares o amigos sin un proceso de selección transparente.

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Salud y seguridad

Glartek se compromete a mantener un entorno de trabajo seguro, saludable y que cumpla con la ley para todos los empleados, contratistas y visitantes. Como proveedor de soluciones de EHS, predicamos con el ejemplo al incorporar prácticas de seguridad en nuestra cultura y operaciones:

• Compromiso de cero daños: nuestro objetivo es eliminar las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo mediante una gestión proactiva de los riesgos y una acción preventiva.
• Cumplimiento: cumplimos con todas las leyes, normas y reglamentos de salud y seguridad ocupacional aplicables en las jurisdicciones en las que operamos o prestamos servicios.
• Prevención de riesgos: identificamos, evaluamos y mitigamos los riesgos en el lugar de trabajo utilizando las herramientas, los procedimientos y los comentarios de los empleados adecuados.
• Capacitación y concientización: los empleados reciben capacitación sobre las mejores prácticas de salud y seguridad, los procedimientos de emergencia, la ergonomía y los riesgos específicos de cada función.
• Ergonomía en el lugar de trabajo: promovemos entornos de trabajo saludables, ya sea en la oficina, de forma remota o in situ en las instalaciones del cliente, para reducir la tensión física y mental.
• Notificación de incidentes: todos los incidentes, cuasiaccidentes o condiciones inseguras deben notificarse de inmediato. Los investigamos con prontitud y tomamos medidas correctivas para evitar que se repitan.
• Seguridad de terceros: los contratistas y proveedores que trabajan con Glartek deben cumplir con normas de salud y seguridad equivalentes y son responsables de las infracciones o comportamientos inseguros.

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Relaciones con proveedores y terceros

Glartek reconoce que los vendedores, proveedores, consultores y otros terceros desempeñan un papel fundamental a la hora de ofrecer valor a nuestros clientes. Nos comprometemos a construir relaciones éticas, transparentes y de cumplimiento con todos los terceros:

• Debida diligencia: Todas las entidades de terceros están sujetas a un proceso de investigación antes de la contratación, que incluye comprobaciones relacionadas con la situación legal, la estabilidad financiera, el historial ético y la alineación con los valores de Glartek.
• Obligaciones contractuales: Los contratos deben incluir cláusulas que exijan el cumplimiento del Código de Ética, las políticas de protección de datos, las normas anticorrupción y los términos de confidencialidad de Glartek.
• Alineación ética: Nos asociamos solo con proveedores que demuestren un compromiso con una conducta empresarial legal y ética. No toleramos ninguna forma de soborno, trabajo forzoso, trabajo infantil o irresponsabilidad medioambiental por parte de nuestros proveedores.
• Supervisión del rendimiento: evaluamos y supervisamos el rendimiento de terceros para garantizar el cumplimiento continuo de nuestros estándares y mitigar el riesgo. En caso de incumplimiento o comportamiento poco ético, se tomarán medidas correctivas, incluida la posible rescisión del contrato.
• Seguridad y protección de datos: Los terceros con acceso a los datos de Glartek o de los clientes deben cumplir con nuestros requisitos de seguridad de la información, incluidos los controles de confidencialidad, integridad y disponibilidad, de acuerdo con la norma ISO 27001.
• Divulgación de conflictos de intereses: los vendedores deben revelar cualquier vínculo personal, financiero o profesional que pueda crear un conflicto de intereses con los empleados o responsables de la toma de decisiones de Glartek.

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Corrupción

Glartek mantiene una tolerancia cero ante el soborno y la corrupción en cualquier forma. Se prohíbe estrictamente a los empleados y a terceros ofrecer, dar, solicitar o aceptar cualquier pago, obsequio o favor indebido que pueda influir en las decisiones empresariales. Cumplimos con todas las leyes anticorrupción (por ejemplo, el Código Penal portugués, la Ley contra el soborno del Reino Unido y la FCPA de los Estados Unidos) y con los acuerdos internacionales. Las medidas clave incluyen:

• Prohibición del soborno: Ninguna persona puede autorizar o participar en el soborno directo o indirecto de funcionarios públicos o partes privadas. Esto incluye pagos de facilitación, sobornos o obsequios ajenos a las cortesías comerciales normales.
• Regalos y hospitalidad: Los obsequios o entretenimientos modestos solo están permitidos si son legales, consuetudinarios y aprobados por la gerencia. Todos estos artículos deben registrarse de forma transparente para evitar cualquier apariencia de incorrección.
• Debida diligencia de terceros: los socios, agentes, proveedores y consultores deben ser examinados antes de la contratación. Los contratos incluyen cláusulas anticorrupción que exigen el cumplimiento de este Código. Supervisamos el desempeño de terceros y terminamos las relaciones si surgen señales de alerta.
• Mantenimiento preciso de registros: los registros financieros y de gastos deben ser completos y veraces. Cada pago y recibo debe tener un propósito comercial legítimo y una autorización documentada.
• Capacitación y supervisión: Todos los empleados reciben capacitación regular contra el soborno para reconocer y evitar las prácticas corruptas.

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Lucha contra el lavado de dinero

Glartek se compromete a prevenir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Nos adherimos a los marcos de la UE y a nivel mundial contra el blanqueo de dinero (AML), que incluyen la diligencia debida con los clientes y la supervisión de las transacciones. Las prácticas clave incluyen:

• Conozca a su cliente (KYC): identificamos y verificamos la identidad de los clientes y contrapartes antes de establecer relaciones comerciales. Esto garantiza que los fondos provengan de fuentes legítimas.
• Supervisión de transacciones: las transacciones financieras se revisan para determinar si tienen un tamaño, origen o frecuencia inusuales. Cualquier actividad sospechosa o intento de estructurar los pagos se notifica inmediatamente al departamento de cumplimiento.
• Retención de registros: conservamos la documentación financiera y contractual para proporcionar un registro de auditoría. Los registros se mantienen según lo exige la ley para que cualquier investigación de las autoridades pueda estar respaldada por pruebas.
• Obligaciones de presentación de informes: los empleados deben denunciar cualquier blanqueo de dinero detectado o sospechoso a través del canal de denuncias (https://forms.office.com/e/2xFgiRVwpR). Glartek cooperará plenamente con las fuerzas del orden y los reguladores en las investigaciones.
• Cumplimiento global: seguimos las directivas actualizadas sobre AML (por ejemplo, la AMLD de la UE) y las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera (GAFI).

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Fraude

Glartek prohíbe todas las formas de fraude, definidas como el engaño intencional o la tergiversación con fines de lucro ilegal. El fraude incluye la apropiación indebida de activos, la falsificación de documentos o cualquier acto deshonesto que perjudique a Glartek o a otros. Están en vigor las siguientes medidas:

• Controles antifraude: implementamos controles internos sólidos y una segregación de funciones en las finanzas y las operaciones. Por ejemplo, la aprobación de gastos, el procesamiento de facturas y la gestión de nóminas requieren varias aprobaciones para reducir las oportunidades de robo o error.
• Auditorías periódicas: Las auditorías independientes de los estados financieros y los procesos operativos se llevan a cabo con regularidad. Los auditores tienen acceso directo a la administración si identifican irregularidades.
• Políticas claras: las políticas detalladas definen las prácticas aceptables de contabilidad, gastos y presentación de informes. Los empleados deben seguir los procedimientos para registrar el tiempo, los gastos y los costos del proyecto.
• Apoyo a los denunciantes: Se alienta a los empleados a denunciar cualquier sospecha de fraude sin temor a represalias. Todas las denuncias se investigan con prontitud y objetividad.
• Sensibilización y capacitación: los empleados reciben orientación sobre prácticas financieras éticas. Hacemos hincapié en la vigilancia: entender las «señales de alerta», como las transacciones inexplicables, y verificar las solicitudes inusuales.

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Responsabilidad corporativa y sostenibilidad

En Glartek, creemos que las prácticas empresariales responsables y la sostenibilidad a largo plazo son esenciales para nuestro éxito y el de nuestros clientes. Como empresa de tecnología que presta servicios a industrias críticas para la seguridad, asumimos nuestro papel de apoyar un mundo más seguro, limpio y equitativo. Nuestros compromisos:

• Administración ambiental: minimizamos activamente nuestra huella ambiental al reducir los residuos y conservar la energía. Nuestras soluciones digitales también ayudan a los clientes a alcanzar sus propios objetivos medioambientales al mejorar la eficiencia y reducir el desperdicio de papel y procesos.
• Impacto social: promovemos el crecimiento inclusivo al apoyar la diversidad, ofrecer prácticas laborales justas e invertir en el aprendizaje continuo de nuestro equipo.
• Innovación sostenible: desarrollamos tecnología con un propósito: empoderar a los trabajadores industriales, mejorar los resultados de salud y seguridad y permitir que las organizaciones cumplan sus objetivos ESG (ambientales, sociales y de gobierno).
• Participación comunitaria: buscamos oportunidades para contribuir a las comunidades a las que servimos a través de asociaciones, voluntariado y campañas de concientización, especialmente en áreas relacionadas con la seguridad en el lugar de trabajo y la inclusión digital.
• Transparencia y ética: nuestro enfoque de la sostenibilidad se basa en la gobernanza ética, la comunicación abierta y el cumplimiento de todos los reglamentos y estándares relevantes.

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Confidencialidad

Glartek se compromete a proteger la confidencialidad de toda la información que maneja, ya sea interna, relacionada con los clientes o relacionada con socios y proveedores. Esta obligación se aplica a todos los empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de Glartek:

• Información confidencial: incluye datos técnicos, financieros, estratégicos, personales o de propiedad exclusiva que no estén destinados a la divulgación pública. Esto puede estar relacionado con clientes, empleados, propiedad intelectual u operaciones internas.
• Control de acceso: Solo el personal autorizado puede acceder a información confidencial o clasificada. El acceso debe basarse en una necesidad empresarial legítima y cumplir con los protocolos de acceso internos.
• No divulgación: los empleados no deben compartir información confidencial con personas no autorizadas, dentro o fuera de la empresa. La divulgación a terceros requiere una aprobación previa por escrito.
• Manejo de la información: los documentos y sistemas que contienen datos confidenciales deben almacenarse, transferirse y desecharse de forma segura. Las medidas de clasificación y protección deben seguirse rigurosamente.
• Confidencialidad de terceros: Glartek espera que sus vendedores, socios y proveedores de servicios sigan estándares de confidencialidad equivalentes y firmen acuerdos de confidencialidad (NDA) según corresponda.
• Las obligaciones continúan después de la contratación: los empleados siguen sujetos a las obligaciones de confidencialidad incluso después de dejar Glartek.
• Denunciar infracciones: cualquier divulgación accidental o intencional, uso indebido o violación de información confidencial debe notificarse de inmediato al equipo de seguridad de la información.

Estos compromisos respaldan nuestra certificación ISO 27001 y reflejan la dedicación de Glartek a proteger la información confidencial durante todo su ciclo de vida.

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Descripción general de los procedimientos y controles

Glartek implementa procedimientos y controles sólidos basados en el riesgo para hacer cumplir este Código en todas las funciones:

• Evaluación de riesgos: identificamos y evaluamos los riesgos de soborno, lavado de dinero y fraude mediante evaluaciones de riesgo periódicas. Esto incluye revisar las nuevas líneas de negocio, los factores geográficos y los perfiles de los clientes.
• Controles financieros: establecemos controles sobre las transacciones financieras y los pagos de terceros. Todos los sistemas financieros tienen registros de auditoría y flujos de trabajo de aprobación para detectar anomalías.
• Administración de terceros: los proveedores y socios se someten a la debida diligencia. Los contratos incluyen cláusulas que exigen el cumplimiento de las normas anticorrupción y de lucha contra el blanqueo de dinero. Supervisamos su desempeño y podemos rescindir el contrato si incumplen sus obligaciones éticas.
• Monitoreo y auditoría: revisión periódica de los procesos y transacciones para verificar su cumplimiento. Esto incluye comprobaciones aleatorias, revisiones analíticas e investigaciones de irregularidades. Los hallazgos se notifican a la alta dirección para que tomen medidas.
• Mantenimiento de registros: se mantiene una retención precisa de registros para respaldar el cumplimiento. Conservamos los documentos financieros y de cumplimiento durante los períodos requeridos, lo que permite la trazabilidad de las decisiones y los pagos.
• Tecnología y seguridad: los sistemas de información protegen la integridad y confidencialidad de los datos. El acceso a los sistemas confidenciales (por ejemplo, los datos financieros y de los clientes) se controla y registra, lo que evita las alteraciones no autorizadas que podrían facilitar el fraude.
• Mejora continua: los controles se actualizan a medida que evolucionan las leyes. La gerencia revisa la eficacia de los controles y toma medidas correctivas cuando se identifican brechas. Buscamos una mejora continua en nuestro programa de cumplimiento.

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Formación y sensibilización

Para mantener este Código, Glartek ofrece una formación integral para todo el personal. La formación garantiza que el personal sepa cómo aplicar las políticas en la práctica:

• Capacitación obligatoria: todos los empleados completan una capacitación sobre ética, anticorrupción, AML y concientización sobre el fraude al ser contratados y al menos una vez al año.
• Sesiones específicas por función: los empleados que desempeñan funciones de alto riesgo (por ejemplo, finanzas, adquisiciones y ventas) reciben una formación mejorada sobre las normas pertinentes (por ejemplo, la investigación de antecedentes por parte de terceros). Los gerentes reciben instrucciones sobre cómo hacer cumplir los controles y asesorar a sus equipos.
• Comunicación continua: Reforzamos la ética a través de comunicaciones periódicas: boletines informativos, actualizaciones de intranet y sesiones informativas sobre estudios de casos del mundo real. La gerencia discute abiertamente las cuestiones de cumplimiento para mantener un alto nivel de conciencia.
• Evaluación y certificación: los empleados certifican anualmente que han leído y comprendido este Código y las políticas de la empresa.

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Denunciar infracciones

Glartek alienta a denunciar con prontitud cualquier sospecha de mala conducta o violación del Código. Ofrecemos varios canales para plantear inquietudes de forma segura y confidencial:

• Informes internos: los empleados deben informar primero de los problemas a su gerente, a los recursos humanos o al equipo de administración. Cada informe se toma en serio y se investiga de manera imparcial.
• Canal de denuncias: hay un formulario anónimo disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana (https://forms.office.com/e/2xFgiRVwpR). Esto permite plantear las inquietudes de forma confidencial sin temor a represalias. Los gerentes tienen prohibido desalentar la presentación de informes.
• Protección contra represalias: Glartek prohíbe estrictamente las represalias de cualquier tipo contra las personas que denuncien sus inquietudes de buena fe. Cualquier acto de represalia constituye una violación grave de este Código y dará lugar a una acción disciplinaria.
• Cumplimiento de las leyes: en las jurisdicciones en las que es obligatorio, respetamos las protecciones legales para los denunciantes. Esto incluye las disposiciones contra las represalias en virtud de la legislación aplicable de la UE o Portugal.
• Responsabilidad: Los empleados tienen el deber afirmativo de denunciar: «todos los directores, funcionarios y empleados deben denunciar cualquier sospecha de violación del Código». La Compañía actuará sobre la base de informes creíbles, que pueden incluir auditorías, medidas disciplinarias o la notificación a los reguladores, según sea necesario.

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Gobernanza y revisión

La supervisión de este Código y su implementación es una responsabilidad compartida por todos los niveles de liderazgo de Glartek:

• Supervisión ejecutiva y de la junta directiva: la alta dirección, incluidos el director ejecutivo y la junta, abogan por la conducta ética. Los comités o equipos se reúnen siempre que es necesario para revisar las métricas de cumplimiento, los incidentes y las evaluaciones de riesgos.
• Revisión periódica: El Código y las políticas relacionadas se revisan al menos una vez al año y se actualizan según sea necesario. Esto garantiza la alineación con las cambiantes leyes, regulaciones y mejores prácticas de la industria. Las revisiones implican aportaciones interdisciplinarias y pruebas de la participación de los ejecutivos para reforzar una cultura de cumplimiento.
• Auditoría interna y evaluación: la auditoría interna evalúa periódicamente la eficacia de los controles y los procesos de cumplimiento. Los hallazgos y los planes correctivos se notifican a los líderes. Este ciclo continuo de retroalimentación ayuda a mejorar nuestro marco de cumplimiento con el tiempo.
• Compromiso público: el Código de Glartek se publica para empleados y socios. Reafirmamos nuestra dedicación a la conducta ética a través de mensajes de liderazgo y, siempre que sea posible, integrando las metas éticas en los objetivos de desempeño.

A través de estas medidas, Glartek mantiene una sólida cultura de ética y cumplimiento. Nuestro Código de Ética subraya que un comportamiento responsable y legal es esencial para la confianza y el éxito de nuestra empresa. Al cumplir con este Código, Glartek demuestra a los clientes empresariales que estamos comprometidos con los más altos estándares de integridad y gobierno.

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Versión: 19 de diciembre de 2024

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